Anleitung — So nutzt du LOTS

Willkommen! Diese Anleitung erklärt LOTS Schritt für Schritt — in normaler Sprache, ohne Fachbegriffe. Du brauchst keine IT-Kenntnisse.

Links in der Sidebar findest du das Inhaltsverzeichnis (auf dem Smartphone oben ausklappbar). Mit Strg+F (bzw. Cmd+F) kannst du jedes Stichwort auf dieser Seite suchen.

Erste Schritte

Was ist LOTS?

LOTS steht für LILAPIXEL Online Time Scheduling. Es ist eine Stempeluhr für deine Arbeitszeit: Du trägst ein, wann du wofür gearbeitet hast — und LOTS rechnet, listet und zeigt dir auf einen Blick, wo deine Zeit hingeflossen ist.

Typische Nutzer:

• Selbständige & Freiberufler — Stundennachweise für Rechnungen
• Handwerker — Welche Arbeitszeit gehört zu welchem Auftrag?
• Agenturen & Kanzleien — genaue Abrechnung pro Mandant
• Buchhaltung / HR — Übersicht, Auswertung, Export für die Lohnabrechnung
• Teams — gemeinsam an Projekten arbeiten, jeder erfasst seine eigenen Zeiten

Anmelden

1. Öffne app.lots.lilapixel.de in deinem Browser (Chrome, Safari, Firefox, Edge — alle funktionieren).
2. Klicke auf „Mit Google anmelden".
3. Wähle dein Google-Konto.

Das war's. Kein neues Passwort, keine Registrierung. Wenn dich jemand zu einer Firma eingeladen hat, bist du direkt im richtigen Team.

Tipp: Setze dir ein Lesezeichen — dann musst du die Adresse nicht jedes Mal neu eingeben.

Die Oberfläche

LOTS ist in drei Bereiche aufgeteilt:

• Sidebar (links): Deine Navigation. Oben die Hauptansichten (Erfassen, Auswertungen, Kunden & Projekte, Genehmigungen, Einstellungen), darunter dein Kunden- und Projekt-Baum. Ein Klick auf einen Kunden oder ein Projekt filtert sofort die ganze App darauf. Die Sidebar lässt sich einklappen — dann genügt das Überfahren mit der Maus, um die Projekte eines Kunden zu sehen.
• Obere Leiste: Suche/Filter, der Organisations-Wechsler, die Glocke (Benachrichtigungen) und dein Profilbild.
• Hauptbereich (Mitte): Hier erscheint die gerade gewählte Ansicht — Timer und Eintragliste, die Charts, die Verwaltung von Kunden & Projekten oder die Einstellungen.

Auf dem Smartphone: Statt der Sidebar gibt es unten eine Tab-Leiste, einen Filter-Knopf und einen +-Knopf (FAB) zum schnellen Buchen. Alle Funktionen sind dieselben wie am Desktop.

Dark-Mode, Audit-Log und Abmelden findest du in den Einstellungen.

Dein erster Eintrag

So machst du den ersten Eintrag in 30 Sekunden:

1. Kunden → Neuer Kunde, Name eintippen, speichern.
2. Projekte → Neues Projekt, Kunde wählen, Name eintippen, speichern.
3. Zurück zum Timer, Projekt wählen, Start klicken — fertig.

Ab jetzt kennt LOTS deinen Kunden und dein Projekt — du musst sie nicht mehr neu anlegen.

Zeit erfassen

Der Timer

Der Timer ist eine digitale Stoppuhr.

1. Projekt oben auswählen.
2. Optional: Beschreibung eintippen.
3. Start klicken — der Timer läuft.
4. Mach deine Arbeit. Der Tab darf zugehen, der Timer läuft im Hintergrund weiter.
5. Stop klicken — der Eintrag wird gespeichert.

Tipp: Vergessen, den Timer zu stoppen? Du kannst die Endzeit nachträglich bearbeiten.

Manueller Eintrag

Vergessen, den Timer zu starten?

1. „Eintrag hinzufügen" klicken.
2. Projekt, Datum, Start- und Endzeit (oder Dauer) eintragen.
3. Speichern.

Quick Access

Direkt unter dem Timer siehst du deine drei zuletzt verwendeten Projekte. Ein Klick — Projekt vorausgewählt. Perfekt, wenn du jeden Tag ähnliche Aufgaben machst.

Quick-Buttons

Schnellbuchungen für kurze Tätigkeiten — du wählst die Dauer mit einem Klick aus:

• +15 Min — kurze Mail, kleine Antwort
• +30 Min — Telefonat, kurze Abstimmung
• +60 Min — Standard-Meeting

Zusätzlich klickst du eines deiner zuletzt genutzten Projekte (Quick Access) an — auch das ist sofort ausgewählt. Dann noch kurz die Tätigkeit eintippen und speichern — fertig.

Eingabe-Tipps

• Zeiten ohne Doppelpunkt: 0900 wird zu 09:00, 1245 zu 12:45.
• Dauer statt Endzeit: 1:30 oder 90 Minuten — LOTS rechnet die Endzeit aus.
• Tab-Taste: Springt von Feld zu Feld, ohne Maus.
• Enter: Speichert das Formular.
• Escape: Schließt Dialoge ohne zu speichern.

Stammdaten

Kunden

Ein Kunde ist eine Firma oder Person, für die du arbeitest.

1. Kunden → Neuer Kunde.
2. Name eintragen. Stundensatz und Kontaktdaten optional.
3. Speichern.

Beispiel: Du bist Handwerker und arbeitest für Familie Schmidt und für die Müller GmbH. Beides sind Kunden. Innerhalb jedes Kunden hast du dann die einzelnen Aufträge — das sind die Projekte.

Projekte

Ein Projekt ist eine konkrete Aufgabe für einen Kunden.

1. Projekte → Neues Projekt.
2. Kunden wählen.
3. Sprechender Name: „Badrenovierung", „Lohnabrechnung Mai", „Webseite Relaunch".
4. Optional: Budget, Deadline, Stundensatz, Status, Mindestintervall, intern-Markierung.

Stundensätze

LOTS folgt einer einfachen Hierarchie — der spezifischste Match gewinnt:

1. Pro Person × Projekt (optional, im Projekt-Dialog im Block „Stundensätze pro Person")
2. Pro Person × Kunde (optional, im Kunden-Dialog)
3. Projekt-Stundensatz
4. Kunden-Stundensatz
5. Sonst kein Stundensatz → die Kosten in Reports bleiben leer.

So kannst du einen Standardsatz beim Kunden hinterlegen, fürs Projekt abweichen und einzelne Mitarbeiter:innen (z.B. Senior vs. Junior) mit einem eigenen Satz versehen, ohne die Standardsätze anzufassen. Dashboard, PDF-Export und CSV rechnen automatisch mit dem richtigen Satz pro Eintrag.

Tipp: Lass die Pro-Person-Sätze leer, wenn alle den gleichen Satz haben sollen — das ist der Normalfall.

Wichtig — Rückwirkung: Stundensätze sind nicht auf den einzelnen Eintrag eingefroren, sondern werden bei jeder Anzeige neu aufgelöst. Wenn du einen Satz änderst, ändert sich dadurch auch der berechnete Umsatz für alle bisherigen Einträge in Dashboard, Reports und Export. Bereits versendete Rechnungs-PDFs bleiben natürlich, wie sie sind. Wenn du Historisierung („bis Datum X galt 80 €, ab dann 100 €") brauchst, leg das Projekt-/ Kundenmodell entsprechend an oder sprich uns für ein Feature dazu an.

Budgets

Im Projekt-Dialog (Abschnitt Abrechnung) kannst du pro Projekt ein Stunden-Budget hinterlegen:

• Budget gesamt (h) — das Kontingent über die ganze Laufzeit.
• Monatsbudget (h) — nur bei monatlicher Abrechnung: ein Kontingent je Kalendermonat, das jeden Monat frisch startet.

Auf der Projektkarte siehst du den Verbrauch als Balken (Gesamt und, falls gesetzt, Monat). Der Balken wird gelb, je näher es ans Limit geht, und rot bei Überschreitung. In der Auswertung gibt es dafür die Modi Budget und Monat.

Tipp: Budgets gehen in 0,25-h-Schritten (15 Minuten).

Budget in Euro: Du kannst das Budget wahlweise in € statt Stunden denken. Im Projekt-Dialog sind beide Felder verknüpft — tippst du den Euro-Betrag, rechnet LOTS über den Stundensatz die Stunden aus (gespeichert wird intern weiter in Stunden). In der Budget-Auswertung schaltet ein kleiner Umschalter die Anzeige zwischen h und € um; die Prozentwerte bleiben dieselben.

Budget-Alarme

LOTS kann automatisch warnen, bevor ein Projekt sein Budget sprengt.

Einschalten: Einstellungen → Budget-Alarme → auf „Aktiv". Dort legst du drei Schwellen fest (Standard 70 / 90 / 100 %). Erreicht ein Projekt eine Schwelle — beim Gesamt- oder beim Monatsbudget —, geht ein Alarm raus.

Schwellen pro Projekt/Kunde: Der Org-Standard gilt überall, lässt sich aber pro Projekt oder pro Kunde überschreiben (es gilt dann: Projekt vor Kunde vor Org).

Wer wird benachrichtigt?

• Org-Verantwortliche — Schalter in den Org-Einstellungen.
• Projekt-Verantwortliche — im jeweiligen Projekt.
• Kunden-Verantwortliche — im jeweiligen Kunden.

Jede Ebene steuert nur ihre eigene Rolle. Optional kannst du die auslösende Person (wer gerade gebucht hat) von diesem einen Alarm ausnehmen.

Zwei Kanäle:

• E-Mail an die Verantwortlichen (sofern eine Adresse im Profil hinterlegt ist).
• Glocke oben rechts (In-App-Posteingang) — mit Zähler für Ungelesenes, Panel und „alle gelesen". Die Glocke aktualisiert sich von selbst und zeigt neue Alarme kurz als Hinweis.

Jede Schwelle meldet sich einmal; werden mehrere auf einen Schlag gerissen, kommt nur die höchste. Das Monatsbudget beginnt jeden Kalendermonat neu.

Projekt- und Kunden-Verantwortliche

Manchmal soll eine bestimmte Person „ihren" Kunden oder „ihr" Projekt pflegen können — Stammdaten, Beschreibung, Stundensätze —, ohne dass sie gleich für die ganze Organisation Manager-Rechte braucht.

Dafür gibt es in beiden Dialogen den Abschnitt Verantwortlich:

• Projekt-Verantwortlicher darf nur dieses eine Projekt bearbeiten.
• Kunden-Verantwortlicher darf nur diesen einen Kunden bearbeiten.
• Die Lead-Zuweisung selbst kann nur ein Admin oder Owner setzen.
• Ein Lead kann sich nicht selbst entfernen (Schutz gegen versehentliches Aussperren).

Lass das Feld leer, wenn keine zusätzliche Verantwortlichkeit nötig ist — dann gelten die normalen Org-Rollen (Manager+ darf bearbeiten).

Mindestintervalle

Kanzleien und Agenturen rechnen oft in festen Zeitblöcken ab.

Die Aufrundung geschieht automatisch beim Speichern.

Interne Projekte

Buchhaltung, Weiterbildung, Akquise, Teamtreffen — das gehört zur Firma, ist aber nicht fakturierbar. Markiere solche Projekte als „intern":

• Tauchen nicht in fakturierbaren Reports auf.
• Sind in Filtern mit „nur fakturierbare" ausgeblendet.
• Fließen nicht in Kosten- und Umsatzberechnungen.
• Aber: Du kannst weiterhin Zeit darauf buchen und alles auswerten.

Archiv und Status

Jedes Projekt hat einen Status:

• Aktiv — Standard, in Auswahllisten sichtbar.
• Pausiert — auf Eis, jederzeit reaktivierbar.
• Abgeschlossen — fertig, schreibgeschützt, im Archiv.

Abgeschlossene und interne Projekte landen im einklappbaren Archiv-Bereich — deine aktive Liste bleibt übersichtlich.

Einträge verwalten

Stichwörter

Stichwörter sind wie Klebezettel an Einträgen. Sie helfen, später nach Art der Tätigkeit zu filtern — quer durch alle Kunden und Projekte.

Beispiele: Telefonat, Vor-Ort, Recherche, Korrektur, Reise, Meeting.

So gehst du vor:

• Im Tag-Feld einfach lostippen.
• Vorhandene Stichwörter werden in einer Dropdown-Liste vorgeschlagen.
• Pfeiltasten zum Auswählen, Enter zum Übernehmen, Backspace entfernt das letzte.
• Ein Eintrag kann mehrere Stichwörter haben.
• Nicht mehr genutzte Stichwörter im Dropdown direkt löschen (X-Symbol).

Tipp: Halte die Liste kurz und einheitlich. Lieber 10 gute Tags als 50 ähnliche („Tel", „Telefonat", „telefonieren" wären drei verschiedene).

Bearbeiten und Löschen

1. In der Eintragsliste den fraglichen Eintrag finden.
2. Stift-Symbol zum Bearbeiten, Mülleimer zum Löschen.
3. Werte ändern → speichern.

Du kannst praktisch alles ändern: Projekt, Zeit, Datum, Beschreibung, Stichwörter.

Nicht-fakturierbare Einträge

Manche Zeiten gehören zwar erfasst, sollen dem Kunden aber nicht berechnet werden — z.B. interne Abstimmung oder Kulanz. Setze beim Bearbeiten eines Eintrags den Haken „Nicht fakturierbar":

• Der Eintrag zählt nie zum Umsatz.
• In der Liste erscheint ein kleines „nicht fakt."-Etikett.
• Im Kunden-Report lässt sich pro Report einstellen, ob nicht-fakturierbare Einträge mitgezeigt werden (siehe „Kunden-Reports").

Unterschied zu internen Projekten: „nicht fakturierbar" wirkt auf den einzelnen Eintrag, „intern" auf das ganze Projekt.

Das Schloss-Symbol

Wenn du in der Eintragsliste ein Schloss-Symbol siehst, gehört der Eintrag zu einem bereits abgerechneten Monat und ist gesperrt.

Warum? Damit nach einer geschriebenen Rechnung niemand mehr die zugrunde liegenden Daten verfälscht — bewusst oder versehentlich.

Muss wirklich etwas geändert werden? Frag einen Admin oder Owner. Diese können den Monat wieder „öffnen", die Korrektur erlauben und ihn anschließend wieder schließen.

Auswertungen

Charts verstehen

Klick auf „Auswertungen". Die Diagramme zeigen:

• Stunden pro Kunde (Tortenring) — wer beansprucht am meisten?
• Stunden pro Projekt (Balken) — welches Projekt frisst am meisten Zeit?
• Wochenübersicht — wie verteilt sich die Arbeit auf Mo–So?
• Monatlicher Verlauf (Linie) — Trend gegenüber Vormonaten.
• Tag-Verteilung (Pie) — welche Tätigkeiten dominieren?
• Stunden pro Mitarbeiter (im Team) — wer hat wie viel geleistet?

Klick-zum-Filtern

Klick auf eine Tortenscheibe oder einen Balken — LOTS filtert die Liste sofort auf diesen Bereich. Z.B. Klick auf „Müller GmbH" im Kunden-Chart → alle Einträge dieses Kunden.

In zwei Klicks bekommst du Antworten wie „Wie viele Stunden Recherche habe ich für die Müller GmbH gemacht?"

Kalender und Timeline

• Kalender (Monat): Klassischer Monatskalender, jeder Tag mit seinen erfassten Stunden. Auf einen Blick: leere Tage, ausgelastete Tage, Trend übers Monat.
• Wochen-Timeline: Deine Woche wie ein Terminkalender, 6:00–22:00 Uhr, mit Zeitblöcken als farbige Balken. Im Team siehst du die Farben deiner Kollegen.

Filter benutzen

Über jeder Liste:

• Zeitraum — aktueller Monat, letzter Monat, oder selbst gewählter Bereich.
• Kunde, Projekt, Stichwort, Mitarbeiter.
• Nur fakturierbare — blendet interne Projekte und schon abgerechnete Zeiten aus.

Filter sind kombinierbar. Verheddert? „Alle Filter löschen" setzt alles zurück.

Berichte

CSV-Export

CSV ist ein universelles Tabellenformat. Jede Tabellenkalkulation kann es öffnen.

1. Gewünschte Filter setzen.
2. „CSV exportieren" klicken.
3. Datei landet im Download-Ordner.
4. In Excel, Numbers oder Google Sheets per Doppelklick öffnen.

Gut, wenn du eigene Pivot-Tabellen, Grafiken oder Berechnungen draufsetzen willst.

PDF-Berichte

Zwei Varianten:

Interner PDF-Bericht — für dich und die Buchhaltung. Enthält alle Einträge, gruppiert nach Projekten, mit Stundensätzen, Kosten pro Zeile, Zwischensummen und Gesamtsumme.

Kunden-PDF (Stundennachweis) — den schickst du dem Kunden mit der Rechnung. Sauber aufbereitet, optional mit oder ohne Eintrags-Details, mit automatischer Gesamtkosten-Berechnung.

Monat abrechnen

Wenn die Rechnung raus ist, kannst du im Projekt „Monat abrechnen" markieren:

1. Alle Einträge bis zu diesem Monat bekommen ein Schloss und sind schreibgeschützt.
2. Sie werden aus dem „nur fakturierbar"-Filter ausgeblendet.

Das verhindert versehentliche Doppel- oder Nachberechnungen.

Kunden-Reports (geteilte Links)

Du kannst einem Kunden einen eigenen, geschützten Link geben, über den er seine Auswertung selbst ansieht — ohne LOTS-Konto, ohne Login. Ideal für „Wie viele Stunden sind schon verbraucht?".

Report-Link erstellen

Öffne ein Projekt oder einen Kunden zum Bearbeiten → Abschnitt „Report-Link teilen":

• Projekt-Link zeigt nur dieses eine Projekt.
• Kunden-Link zeigt alle (nicht-internen) Projekte des Kunden.

Beim Erstellen wählst du:

• Umsatz anzeigen — Stundensätze/Umsatz ein- oder ausblenden.
• Einzelbuchungen — die detaillierte Buchungsliste unten ein- oder ausblenden.
• Nicht-fakturierbare einbeziehen — ob nicht-fakturierbare Einträge im Report auftauchen.
• Passwort — Pflicht. Der Kunde gibt es beim Öffnen einmal ein.

Danach bekommst du den Link zum Kopieren. Diese Optionen lassen sich später jederzeit pro Link umschalten, und du kannst einen Link widerrufen — dann funktioniert er sofort nicht mehr.

Immer dabei: Mitarbeiternamen werden im Report immer gezeigt; interne Projekte nie; bei aktivem Genehmigungs-Workflow nur genehmigte Einträge.

Was der Kunde sieht

Eine aufgeräumte Seite mit Kennzahlen, Budget-Einhaltung, mehreren Diagrammen (Stunden pro Monat, nach Projekt, Wochentag, Person) und — wenn aktiviert — der Buchungsliste. Oben kann der Kunde nach Zeitraum und Projekt filtern und alles als PDF drucken. Die Seite zeigt immer den aktuellen Stand und aktualisiert sich auch selbst.

Budget-Alarm abonnieren (für den Kunden)

Über die Glocke oben rechts im Report kann sich der Kunde selbst eine E-Mail-Benachrichtigung einrichten, sobald das Budget eine Schwelle erreicht:

1. E-Mail eintragen → es kommt eine Bestätigungsmail.
2. Link darin anklicken → fertig.

Bis zu 5 Adressen pro Report; abbestellen geht über den Link in jeder Alarm-Mail. Das läuft unabhängig von den internen Budget-Alarmen.

„Report aktiv"-Hinweis in der App

Sobald ein Link einen Kunden oder ein Projekt sichtbar macht, erscheint in der App ein kleines „Report"-Etikett — am Kunden, am Projekt und an jedem betroffenen Eintrag. So siehst du jederzeit, welche Daten gerade für einen Kunden sichtbar sind. (An noch nicht genehmigten oder ausgeschlossenen nicht-fakturierbaren Einträgen erscheint es nicht — die sieht der Kunde ja auch nicht.)

Sicherheit

• Der Link ist die Berechtigung — wer ihn hat (plus Passwort), sieht den Report. Gib ihn nur an die richtigen Leute.
• Ein Link zeigt nur die Daten seines Kunden bzw. Projekts.
• Jederzeit widerrufbar; optionaler Ablauf.
• Interne Projekte und nicht freigegebene Einträge bleiben außen vor.

Im Team

Organisation und Rollen

Eine Organisation ist deine Firma oder dein Team in LOTS. Alle Mitarbeiter teilen Kunden, Projekte und Stichwörter.

LOTS hat vier Rollen:

Berechtigungen im Detail

Eine besondere Regel: Es muss immer mindestens einen Owner geben. Der letzte Owner kann sich weder selbst herabstufen noch entfernen — die Rolle muss vorher an jemand anderen übertragen werden.

Mitarbeiter einladen

Nur Admins und Owner.

1. Mitarbeiter → Einladen.
2. E-Mail-Adresse, Rolle wählen.
3. Einladung senden.

Die Person bekommt eine E-Mail mit Einladungslink, klickt drauf, meldet sich mit Google an — fertig.

Einladungen kannst du jederzeit zurückziehen, solange sie noch nicht angenommen wurden. Bestehende Mitarbeiter kannst du entfernen oder ihre Rolle ändern.

Owner und Admins haben außerdem Zugriff auf das Audit-Log — eine chronologische Liste aller wichtigen Änderungen in der Organisation (wer hat wen eingeladen, wer hat eine Rolle geändert, wer hat einen Monat abgerechnet).

Mehrere Organisationen

Du kannst gleichzeitig in mehreren Organisationen Mitglied sein — z.B. Hauptjob + Nebenjob, oder mehrere Kundenfirmen.

Oben rechts (neben deinem Profilbild) findest du einen Organisations-Wechsler. Klick drauf, andere Organisation wählen — du siehst sofort deren Daten. Deine Eingaben gehören immer der Organisation, in der du gerade bist.

Persönliche Farbe

In den Profil-Einstellungen wählst du dir eine Lieblingsfarbe. In Charts und Wochen-Timeline werden deine Zeitblöcke dann in dieser Farbe dargestellt. Im Team siehst du auf einen Blick, wer wann was gemacht hat.

Genehmigungen

Bei größeren Teams willst du oft kontrollieren, was in Auswertungen und Rechnungen einfließt. Dafür gibt es den Genehmigungsworkflow. Wenn er aktiv ist, durchlaufen alle neuen Zeiteinträge eine Prüfung:

1. Mitarbeiter trägt die Zeit ein — Eintrag landet als Entwurf.
2. Einreichen — Mitarbeiter klickt „Zur Genehmigung einreichen". Eintrag steht jetzt auf „Wartet".
3. Prüfung — der Projekt-Verantwortliche (oder ein Admin) prüft und gibt frei oder lehnt mit Begründung ab.
4. Freigegeben — Eintrag erscheint in Berichten und Auswertungen. Er ist jetzt gesperrt und kann nur noch von Admins über „Wieder öffnen" geändert werden.

Workflow aktivieren

Einstellungen → Genehmigungsworkflow → Schalter umlegen.

Beim Aktivieren wird gefragt, ob du das wirklich willst — denn alle bestehenden Einträge werden automatisch als „freigegeben" markiert. Das ist gut für dich: deine Auswertungen sehen genau so aus wie vorher, nur eben mit einem grünen Status-Häkchen. Erst ab dem Moment der Aktivierung müssen neue Einträge durch die Prüfung.

Die Genehmigungsqueue

Wer prüfen darf, sieht in der Sidebar den Eintrag Genehmigungen mit einer Zahl — das sind die offenen Einträge, die auf Freigabe warten.

Klick öffnet die Genehmigungsqueue. Hier siehst du alle wartenden Einträge, gefiltert nach Datum, Projekt oder Person. Pro Eintrag:

• Freigeben (grünes Häkchen) — Eintrag ist nun gültig.
• Ablehnen (rotes Kreuz) — Du musst eine Begründung eingeben. Der Mitarbeiter sieht sie und kann den Eintrag korrigieren.

Du kannst auch mehrere Einträge gleichzeitig auswählen (Häkchen links) und gebündelt freigeben oder ablehnen.

Wer darf was?

• Mitarbeiter sehen ihre eigenen Status (Entwurf / Wartet / Freigegeben / Abgelehnt) und können einreichen, zurückziehen oder abgelehnte Einträge korrigieren.
• Projekt-Verantwortliche dürfen alle Einträge auf ihren Projekten freigeben oder ablehnen.
• Admins und Owner dürfen alles freigeben oder ablehnen — und können freigegebene Einträge bei Bedarf wieder öffnen („Reopen").

Wichtig: Du kannst deine eigenen Einträge nicht selbst freigeben, auch wenn du Admin bist. Das geht nur jemand anders.

Status-Symbole in der Eintragsliste

Abgelehnter Eintrag korrigieren

Wenn dein Eintrag abgelehnt wurde:

1. Klicke auf Bearbeiten wie gewohnt — du siehst oben einen orangen Hinweis mit der Begründung.
2. Pass den Eintrag an und speichere.
3. Klicke auf „Erneut einreichen" im roten Ablehnungs-Hinweis am Eintrag — dann landet er wieder in der Genehmigungsqueue.

Pro Projekt separat steuern

Nicht jedes Projekt soll durch die Prüfung. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Projekts gibt es einen Schalter „Genehmigung erforderlich".

• An (Standard) — Einträge auf diesem Projekt durchlaufen den Workflow.
• Aus — Einträge sind sofort gültig. Praktisch für interne Projekte, Vertrauensprojekte oder Geschäftsführer-Stunden.

Der Schalter ist nur sichtbar, wenn der Workflow auf Org-Ebene aktiv ist.

Per E-Mail informiert werden

Bei jeder Freigabe oder Ablehnung bekommt der Mitarbeiter eine E-Mail mit dem Status und der Begründung. Bei mehreren Einträgen auf einmal gibt es eine Sammelmail. (Nur wenn der Resend-Versand für deine Installation konfiguriert ist.)

Workflow ausschalten

Wieder in Einstellungen → Genehmigungsworkflow → Schalter aus. Neue Einträge sind ab sofort wieder direkt gültig. Bestehende Status-Felder bleiben in der Datenbank, werden aber ignoriert.

Abonnement

LOTS ist kostenlos auszuprobieren — für 7 Tage, ohne Kreditkarte. Danach kostet es 25 € pro Person und Monat, jederzeit kündbar.

Testphase

Nach der Anmeldung startet automatisch eine 7-tägige Testphase. Du kannst LOTS in dieser Zeit vollständig nutzen — alle Funktionen, alle Teammitglieder. Am Ende der Testphase wirst du in LOTS gefragt, ob du weitermachen möchtest.

Abonnement starten

Öffne die Einstellungen (in der Sidebar) und wähle den Abschnitt Organisation. Dort siehst du den aktuellen Status deines Abonnements.

Während der Testphase erscheint ein Button „Abonnement starten". Wähle dort die Anzahl der Personen in deinem Team — LOTS schlägt automatisch die richtige Zahl vor. Dann wirst du zur Zahlungsseite weitergeleitet.

Lizenzen anpassen

Jede Person in deiner Organisation braucht eine Lizenz. Wenn du jemanden einlädst und keine Lizenz mehr frei ist, wirst du direkt darauf hingewiesen.

Du kannst die Anzahl jederzeit in den Einstellungen unter Abonnement anpassen — einfach die neue Zahl eingeben und bestätigen. Die Abrechnung wird anteilig für den laufenden Monat angepasst.

Zahlungsmethode ändern oder kündigen

Über den Link „Zahlungsmethode oder Kündigung" in den Einstellungen unter Abonnement gelangst du zur Verwaltungsseite. Dort kannst du die Zahlungsmethode aktualisieren oder das Abo kündigen. Nach einer Kündigung bleibt LOTS bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv.

Hinweis zur Zahlungsabwicklung: LOTS nutzt Lemon Squeezy als Zahlungsdienstleister. Das ist der Dienst, der im Hintergrund die Zahlung abwickelt, die Rechnung ausstellt und deine Zahlungsdaten sicher speichert — ähnlich wie ein Online-Shop Stripe oder PayPal nutzt. LOTS selbst sieht deine Kreditkartendaten zu keinem Zeitpunkt.

Was kostet LOTS?

25 € pro Person und Monat — keine Einrichtungsgebühr, keine versteckten Kosten. Bei jährlicher Zahlung sind Rabatte möglich; schreib uns einfach an.

Mehr

Dunkelmodus

Helle Oberfläche zu grell? In den Einstellungen schaltest du zwischen hell und dunkel um. LOTS merkt sich deine Wahl.

Die Glocke (Benachrichtigungen)

Oben rechts neben deinem Profilbild sitzt die Glocke. Hier sammeln sich:

• Budget-Alarme zu deinen Projekten (siehe „Budget-Alarme").
• System-Hinweise von uns — etwa zu Wartungsfenstern oder neuen Funktionen.

Eine kleine Zahl zeigt Ungelesenes; ein Klick öffnet das Panel, „alle gelesen" leert den Zähler. Hinweise mit Ablaufdatum verschwinden von selbst.

KI-Integration

LOTS kann mit modernen KI-Assistenten direkt sprechen. Statt selbst zu klicken, sagst du deinem Assistenten was du gemacht hast — er trägt es ein.

Welche Assistenten? Alle, die den offenen Standard MCP (Model Context Protocol) unterstützen: Claude, ChatGPT, Gemini und viele weitere.

Du musst das nicht nutzen. Alle Funktionen in LOTS gehen auch ganz normal per Maus und Tastatur. Die KI ist ein Extra für alle, die sowieso mit Assistenten arbeiten.

So verbindest du deinen KI-Assistenten

LOTS spricht mit deinem Assistenten über eine sichere Schnittstelle. Einmal einrichten — danach kennt dein Assistent deine Projekte und Kunden.

Schritt 1 — Server-Adresse hinterlegen. In den Einstellungen deines KI-Assistenten gibst du als „MCP-Server" diese Adresse ein:

https://lots-mcp.lively-haze-1798.workers.dev

Die genauen Bezeichnungen unterscheiden sich je Assistent:

• Claude (Desktop oder Web): Einstellungen → Connectors → Connector hinzufügen → Custom Connector und die Adresse einfügen.
• ChatGPT: Einstellungen → Connectors → Custom Connector und die Adresse einfügen.
• Gemini und andere: im jeweiligen Einstellungsbereich nach „MCP" oder „Custom Connector" suchen.

Schritt 2 — Anmelden. Beim ersten Verbinden öffnet sich automatisch ein LOTS-Anmeldefenster (Google Sign-In). Bestätige, dass dein Assistent in deinem Namen mit LOTS arbeiten darf. Diese Anmeldung läuft nicht über dein Passwort — sondern über das gleiche sichere Verfahren, das du beim ersten LOTS-Login verwendet hast (OAuth).

Schritt 3 — Loslegen. Frag deinen Assistenten zum Beispiel: „Welche Projekte habe ich in LOTS?" — wenn er die Liste zurückgibt, ist die Verbindung fertig.

Wichtig zu wissen:

• Der Assistent darf nur das, was du selbst auch darfst. Ein Member kann über KI keine Projekte für andere Mitarbeiter anlegen.
• Du kannst die Verbindung jederzeit in den LOTS-Einstellungen wieder trennen — alle Zugriffe sind sofort gesperrt.
• Die Daten werden nicht zum Training der KI verwendet — sie werden nur während deines Gesprächs an den Assistenten übergeben.

Beispielsätze für den Alltag

• „Buche 2 Stunden für Familie Schmidt auf Badrenovierung, gestern Nachmittag."
• „Wie viele Stunden habe ich diesen Monat für die Müller GmbH gearbeitet?"
• „Zeig mir alle Telefonat-Einträge der letzten Woche."
• „Lösche meinen letzten Eintrag."
• „Welche Projekte sind aktuell aktiv?"

Häufige Fragen

Meine Zeiten sind weg! Sehr unwahrscheinlich — wahrscheinlich ist nur ein Filter aktiv. „Alle Filter löschen" klicken. Wenn immer noch nichts da ist: oben rechts prüfen, ob du in der richtigen Organisation bist.

Ich kann einen Eintrag nicht ändern. Schau auf das . Der Eintrag gehört zu einem schon abgerechneten Monat. Frag deinen Admin oder Owner.

Die Seite reagiert nicht.

1. Seite neu laden (F5 / Strg+R / Cmd+R).
2. Ad-Blocker für app.lots.lilapixel.de kurz ausschalten.
3. Internet prüfen.

Werden meine Daten verkauft oder zum KI-Training genutzt? Nein. Deine Daten gehören dir. Details in der Datenschutzerklärung.

Was kostet LOTS? 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Aktuelle Preise auf lots.lilapixel.de/pricing.

Ich habe LOTS auf zwei Computern offen — gibt es Probleme? Nein. Alle Geräte synchronisieren sich in Echtzeit. Zu Hause anfangen, im Büro weitermachen — kein Problem.

Kann ich Zeiten für andere Mitarbeiter eintragen? Nein — jeder erfasst nur seine eigenen Zeiten. Absichtlich, damit Stundennachweise rechtlich sauber bleiben.

Glossar

• Eintrag — Eine erfasste Zeit: Wann, wie lange, wofür.
• Projekt — Eine konkrete Aufgabe oder ein Auftrag für einen Kunden.
• Kunde — Die Firma oder Person, für die du arbeitest. Hat ein oder mehrere Projekte.
• Organisation — Deine Firma oder dein Team in LOTS. Alle Mitarbeiter teilen Kunden und Projekte.
• Rolle — Bestimmt, was du in der Organisation darfst (Owner, Admin, Manager, Member).
• Stundensatz — Wie viel Geld eine Stunde Arbeit kostet — pro Kunde oder pro Projekt.
• Stichwort / Tag — Schlagwort wie „Telefonat" oder „Recherche", das du an Einträge hängen kannst.
• Mindestintervall — Kleinster Zeitblock, in dem ein Projekt abgerechnet wird.
• Internes Projekt — Projekt, das nicht dem Kunden in Rechnung gestellt wird.
• Abgerechnet — Markierung, dass ein Monat schon in Rechnung gestellt wurde — die Einträge sind dann gesperrt.
• Audit-Log — Protokoll aller wichtigen Änderungen in der Organisation.
• MCP — Model Context Protocol. Offener Standard, über den LOTS mit KI-Assistenten spricht.
• OAuth — Sicheres Anmeldeverfahren. Dein Passwort wird nie an Drittprogramme weitergegeben.
• Dark Mode — Die dunkle Ansicht der App.
• Offline-fähig — Funktioniert kurz ohne Internet. Daten werden lokal zwischengespeichert.

Kontakt

• Du findest etwas nicht? Browser-Suche (Strg+F / Cmd+F) auf dieser Seite — sie findet jedes Stichwort.
• Etwas funktioniert nicht? Frag zuerst deine Admin-Kontaktperson in der Firma — sie kennt eure Daten und kann am schnellsten helfen.
• Bug oder Wunsch? Adresse im Impressum.

Stand: Juni 2026.