Funktionen
Was LOTS kann — und wie es sich anfühlt.
Buchen in Sekunden.
Der Composer ist das Herzstück von LOTS. Beschreibung tippen, Datum und Dauer als Pill auswählen, Projekt zuweisen — und speichern. Quick-Buttons und Quick Access machen häufige Buchungen zum Ein-Klick-Vorgang.
- Live-Timer: Starten, stoppen, speichern — oder direkt manuell eingeben
- Quick-Buttons: 15, 30, 60 Min als Direktbuchung auf das aktuelle Projekt
- Quick Access: Letzte 3 Projekte als Ein-Klick-Favoriten, immer sichtbar
- Smart Tags: Multi-Select mit Autocomplete und Chips, projektübergreifend
- Manuelle Eingabe: Auto-Formatierung: 1245 wird zu 12:45
Einfach sagen,
was du gemacht hast.
LOTS verbindet sich direkt mit deinem KI-Assistenten. Du buchst dort, wo du eh schon arbeitest: kein App-Wechsel, kein Formular, kein extra Login.
- Buchen per Sprache: "Buche 2h auf Konzept für PFG, gestern" — fertig
- Auswertungen abrufen: Monatsbericht, Kundenstunden oder einzelne Projekte per Chat
- Bearbeiten & Löschen: Korrekturen direkt aus dem KI-Assistenten, ohne App-Öffnen
- OAuth-gesichert: Dein Assistent meldet sich sicher in LOTS an — kein Passwort
- Offen & kompatibel: Claude, ChatGPT, Gemini — und weitere KI-Assistenten
Budget-Einhaltung
90 % erreichtSchwelle 90 % erreicht — Verantwortliche benachrichtigt
Budget überschritten
Bevor das Budget kippt.
Hinterlege Stundenbudgets pro Projekt — und lass dich automatisch warnen, sobald es eng wird. Gesamt und pro Monat.
- Gesamt- & Monatsbudget: Je Projekt — gesamt und pro Kalendermonat, mit Fortschrittsbalken
- Schwellen-Alarme: Bei 70/90/100 % (frei konfigurierbar) — geprüft für Gesamt- und Monatsbudget
- E-Mail & Glocke: Warnung per E-Mail und als In-App-Posteingang mit Live-Aktualisierung
- Pro Ebene steuerbar: Empfänger je Organisation, Projekt oder Kunde; Schwellen pro Projekt/Kunde überschreibbar
Zusammen arbeiten.
LOTS ist für Teams gebaut. Multi-User, individuelle Farben, Echtzeit-Sync — und Einladungen per E-Mail oder Code.
Multi-User
Individuelle Farben, getrennte Auswertungen, gemeinsames Portfolio
Echtzeit-Sync
Firebase: alle Änderungen sofort für alle sichtbar
Einladungen
Per E-Mail oder Code, Google Sign-In, organisationsbasierter Zugriff
Kontrolliert abrechnen.
Nichts geht durch.
Einträge deiner Mitarbeiter landen zuerst in einer Genehmigungsqueue. Projekt-Verantwortliche prüfen, geben frei oder lehnen mit Begründung ab — bevor ein Eintrag in Auswertungen oder Rechnungen einfließt.
- Genehmigungsqueue: Alle ausstehenden Einträge auf einen Blick, mit Filter nach Datum, Projekt und Person
- Freigeben oder ablehnen: Mit optionalem Kommentar — der Mitarbeiter sieht den Grund per E-Mail
- Bulk-Aktionen: Mehrere Einträge gleichzeitig freigeben — eine Sammelmail pro Mitarbeiter
- Pro Projekt steuerbar: Interne Projekte oder Vertrauensprojekte können den Workflow überspringen
- Abrechnungssicher: Nur freigegebene Einträge fließen in Berichte und Kunden-PDFs ein
- Opt-in: Standardmäßig aus. Beim Einschalten werden Bestandsdaten automatisch als freigegeben markiert
Kunden sehen ihren Stand —
live, ohne Login.
Teile einen geschützten Link, über den dein Kunde seine Auswertung selbst ansieht: Stunden, Budget-Einhaltung und Diagramme — immer aktuell. Kein Konto, kein Hin-und-Her.
- Magic-Link: Read-only Link pro Kunde oder Projekt — passwortgeschützt, jederzeit widerrufbar
- Diagramme & Filter: Stunden nach Monat, Projekt, Wochentag und Person — mit Zeitraum-Filter, als PDF druckbar
- Budget-Alarm-Abo: Der Kunde abonniert selbst Warnungen per E-Mail (Double-Opt-in, bis zu 5 Adressen)
- Immer korrekt: Interne Projekte und nicht freigegebene Einträge bleiben außen vor; nicht-fakturierbare optional ausblendbar
- Festpreis-Projekte: Zeigen „Festpreis" statt Stunden — auf Wunsch mit Stunden
- „Report aktiv"-Hinweis: In der App siehst du an Kunde, Projekt und Eintrag, was gerade für Kunden sichtbar ist
People First Group
Kunden-Report
Stunden
4,25 h
Betrag
488,75 €
Projekte
2
Budget-Einhaltung
Gesamtbudget · 32,5 h / 50 h (65 %)
Monatsbudget · 11,5 h / 20 h (58 %)
Stunden pro Monat
Verstehen,
wo die Zeit hingeht.
Die Stats-Bar zeigt Heute, Monat, Projekte und fakturierbaren Umsatz — immer im Blick. Charts sind klickbar: ein Klick auf ein Segment setzt den Filter automatisch.
- Stats-Bar: Heute, Monat, Projekte, Umsatz — dauerhaft sichtbar
- Doughnut & Bar: Stunden nach Kunde, Projekt und User visualisiert
- Click-to-Filter: Klick auf Chart-Segment → automatischer Filter auf die Einträge
- Woche & Monat: Wochenübersicht, Monatsverlauf und Tag-Verteilung
- Flexible Filter: Zeitraum, Kunde, Projekt, Tag, User, nur fakturierbare Einträge
Sätze, die zur Realität passen.
Senior- und Junior-Stunden kosten nicht das Gleiche — und nicht jeder Kunde zahlt den gleichen Satz. LOTS löst Stundensätze in einer klaren Hierarchie auf und lässt Verantwortliche ihre Projekte pflegen, ohne die ganze Org zu öffnen.
- Pro-Person-Sätze: Optionaler Satz pro Mitarbeiter:in — auf Projekt- oder Kundenebene
- Klare Hierarchie: Person × Projekt → Person × Kunde → Projekt → Kunde — der spezifischste Match gewinnt
- Verantwortliche: Projekt- oder Kunden-Lead darf "sein" Doc bearbeiten — auch ohne Manager-Rolle
- Sicher abgegrenzt: Lead-Zuweisung bleibt Admin-Sache. Leads können sich nicht selbst entfernen
- Automatisch korrekt: Dashboard, Reports und PDF-Export rechnen direkt mit dem richtigen Satz pro Eintrag
Beispiel
Birgit darf das Projekt bearbeiten (inkl. Sätzen) — auch wenn sie nicht Manager der Org ist. Lead-Wechsel bleibt Admin-Sache.
Zeit auf einen Blick.
Die Monatsansicht zeigt per Farbbalken, wann wie viel auf welches Projekt gebucht wurde. Die Wochen-Timeline (6–22 Uhr) macht Lücken und Überschneidungen sofort sichtbar.
- Monatskalender: Farbige Balken je Projekt — auf einen Blick sehen, wann was gebucht wurde
- Wochen-Timeline: 6–22 Uhr, farbkodiert nach Projekt, alle User gleichzeitig
- Multi-User-Farben: Jedes Teammitglied bekommt eine individuelle Farbe
- Lücken erkennen: Tage ohne Einträge sofort sichtbar — nichts vergessen
Rechnungsfertig
in einem Klick.
Aus den gefilterten Einträgen wird direkt ein Stundennachweis generiert — mit Stundensatz, Zwischensummen und Gesamtbetrag. Als Kunden-PDF zum Versand oder als CSV für Excel und Google Sheets.
- Kunden-PDF: Aufbereiteter Stundennachweis, monatlich abrechnungsfähig
- Interner Bericht: PDF mit Kostenaufstellung und allen Details inkl. internen Projekten
- CSV-Export: Für Excel, Google Sheets und eigene Auswertungen
- Stundensätze: Kundensatz oder projektspezifischer Satz — automatisch berechnet
- Gesperrte Einträge: Abgerechnete Monate werden gesperrt — kein versehentliches Ändern