Funktionen
Was LOTS kann — und wie es sich anfühlt.
Buchen in Sekunden.
Der Composer ist das Herzstück von LOTS. Beschreibung tippen, Datum und Dauer als Pill auswählen, Projekt zuweisen — und speichern. Quick-Buttons und Quick Access machen häufige Buchungen zum Ein-Klick-Vorgang.
- Live-Timer: Starten, stoppen, speichern — oder direkt manuell eingeben
- Quick-Buttons: 15, 30, 60 Min als Direktbuchung auf das aktuelle Projekt
- Quick Access: Letzte 3 Projekte als Ein-Klick-Favoriten, immer sichtbar
- Smart Tags: Multi-Select mit Autocomplete und Chips, projektübergreifend
- Manuelle Eingabe: Auto-Formatierung: 1245 wird zu 12:45
Einfach sagen,
was du gemacht hast.
LOTS verbindet sich direkt mit deinem KI-Assistenten. Du buchst dort, wo du eh schon arbeitest: kein App-Wechsel, kein Formular, kein extra Login.
- Buchen per Sprache: "Buche 2h auf Konzept für PFG, gestern" — fertig
- Auswertungen abrufen: Monatsbericht, Kundenstunden oder einzelne Projekte per Chat
- Bearbeiten & Löschen: Korrekturen direkt aus dem KI-Assistenten, ohne App-Öffnen
- OAuth-gesichert: Dein Assistent meldet sich sicher in LOTS an — kein Passwort
- Offen & kompatibel: Claude, ChatGPT, Gemini — und weitere KI-Assistenten
Budget-Einhaltung
90 % erreichtSchwelle 90 % erreicht — Verantwortliche benachrichtigt
Budget überschritten
Bevor das Budget kippt.
Hinterlege Stundenbudgets pro Projekt — und lass dich automatisch warnen, sobald es eng wird. Gesamt und pro Monat.
- Gesamt- & Monatsbudget: Je Projekt — gesamt und pro Kalendermonat, mit Fortschrittsbalken
- Schwellen-Alarme: Bei 70/90/100 % (frei konfigurierbar) — geprüft für Gesamt- und Monatsbudget
- E-Mail & Glocke: Warnung per E-Mail und als In-App-Posteingang mit Live-Aktualisierung
- Pro Ebene steuerbar: Empfänger je Organisation, Projekt oder Kunde; Schwellen pro Projekt/Kunde überschreibbar
Zusammen arbeiten.
LOTS ist für Teams gebaut. Multi-User, individuelle Farben, Echtzeit-Sync — und Einladungen per E-Mail oder Code.
Multi-User
Individuelle Farben, getrennte Auswertungen, gemeinsames Portfolio
Echtzeit-Sync
Firebase: alle Änderungen sofort für alle sichtbar
Einladungen
Per E-Mail oder Code, Google Sign-In, organisationsbasierter Zugriff
Kontrolliert abrechnen.
Nichts geht durch.
Einträge deiner Mitarbeiter landen zuerst in einer Genehmigungsqueue. Projekt-Verantwortliche prüfen, geben frei oder lehnen mit Begründung ab — bevor ein Eintrag in Auswertungen oder Rechnungen einfließt.
- Genehmigungsqueue: Alle ausstehenden Einträge auf einen Blick, mit Filter nach Datum, Projekt und Person
- Freigeben oder ablehnen: Mit optionalem Kommentar — der Mitarbeiter sieht den Grund per E-Mail
- Bulk-Aktionen: Mehrere Einträge gleichzeitig freigeben — eine Sammelmail pro Mitarbeiter
- Pro Projekt steuerbar: Interne Projekte oder Vertrauensprojekte können den Workflow überspringen
- Abrechnungssicher: Nur freigegebene Einträge fließen in Berichte und Kunden-PDFs ein
- Opt-in: Standardmäßig aus. Beim Einschalten werden Bestandsdaten automatisch als freigegeben markiert
Kunden sehen ihren Stand —
live, ohne Login.
Teile einen geschützten Link, über den dein Kunde seine Auswertung selbst ansieht: Stunden, Budget-Einhaltung und Diagramme — immer aktuell. Kein Konto, kein Hin-und-Her.
- Magic-Link: Read-only Link pro Kunde oder Projekt — passwortgeschützt, jederzeit widerrufbar
- Diagramme & Filter: Stunden nach Monat, Projekt, Wochentag und Person — mit Zeitraum-Filter, als PDF druckbar
- Budget-Alarm-Abo: Der Kunde abonniert selbst Warnungen per E-Mail (Double-Opt-in, bis zu 5 Adressen)
- Immer korrekt: Interne Projekte und nicht freigegebene Einträge bleiben außen vor; nicht-fakturierbare optional ausblendbar
- Festpreis-Projekte: Zeigen „Festpreis" statt Stunden — auf Wunsch mit Stunden
- „Report aktiv"-Hinweis: In der App siehst du an Kunde, Projekt und Eintrag, was gerade für Kunden sichtbar ist
People First Group
Kunden-Report
Stunden
4,25 h
Betrag
488,75 €
Projekte
2
Budget-Einhaltung
Gesamtbudget · 32,5 h / 50 h (65 %)
Monatsbudget · 11,5 h / 20 h (58 %)
Stunden pro Monat
Verstehen,
wo die Zeit hingeht.
Die Stats-Bar zeigt Heute, Monat, Projekte und fakturierbaren Umsatz — immer im Blick. Charts sind klickbar: ein Klick auf ein Segment setzt den Filter automatisch.
- Stats-Bar: Heute, Monat, Projekte, Umsatz — dauerhaft sichtbar
- Doughnut & Bar: Stunden nach Kunde, Projekt und User visualisiert
- Click-to-Filter: Klick auf Chart-Segment → automatischer Filter auf die Einträge
- Woche & Monat: Wochenübersicht, Monatsverlauf und Tag-Verteilung
- Flexible Filter: Zeitraum, Kunde, Projekt, Tag, User, nur fakturierbare Einträge
Sätze, die zur Realität passen.
Senior- und Junior-Stunden kosten nicht das Gleiche — und nicht jeder Kunde zahlt den gleichen Satz. LOTS löst Stundensätze in einer klaren Hierarchie auf und lässt Verantwortliche ihre Projekte pflegen, ohne die ganze Org zu öffnen.
- Pro-Person-Sätze: Optionaler Satz pro Mitarbeiter:in — auf Projekt- oder Kundenebene
- Klare Hierarchie: Person × Projekt → Person × Kunde → Projekt → Kunde — der spezifischste Match gewinnt
- Verantwortliche: Projekt- oder Kunden-Lead darf "sein" Doc bearbeiten — auch ohne Manager-Rolle
- Sicher abgegrenzt: Lead-Zuweisung bleibt Admin-Sache. Leads können sich nicht selbst entfernen
- Automatisch korrekt: Dashboard, Reports und PDF-Export rechnen direkt mit dem richtigen Satz pro Eintrag
Beispiel
Birgit darf das Projekt bearbeiten (inkl. Sätzen) — auch wenn sie nicht Manager der Org ist. Lead-Wechsel bleibt Admin-Sache.
Zeit auf einen Blick.
Die Monatsansicht zeigt per Farbbalken, wann wie viel auf welches Projekt gebucht wurde. Die Wochen-Timeline (6–22 Uhr) macht Lücken und Überschneidungen sofort sichtbar.
- Monatskalender: Farbige Balken je Projekt — auf einen Blick sehen, wann was gebucht wurde
- Wochen-Timeline: 6–22 Uhr, farbkodiert nach Projekt, alle User gleichzeitig
- Multi-User-Farben: Jedes Teammitglied bekommt eine individuelle Farbe
- Lücken erkennen: Tage ohne Einträge sofort sichtbar — nichts vergessen
Rechnungsfertig
in einem Klick.
Aus den gefilterten Einträgen wird direkt ein Stundennachweis generiert — mit Stundensatz, Zwischensummen und Gesamtbetrag. Als Kunden-PDF zum Versand oder als CSV für Excel und Google Sheets.
- Kunden-PDF: Aufbereiteter Stundennachweis, monatlich abrechnungsfähig
- Interner Bericht: PDF mit Kostenaufstellung und allen Details inkl. internen Projekten
- CSV-Export: Für Excel, Google Sheets und eigene Auswertungen
- Stundensätze: Kundensatz oder projektspezifischer Satz — automatisch berechnet
- Gesperrte Einträge: Abgerechnete Monate werden gesperrt — kein versehentliches Ändern
Häufige Fragen
Gibt es eine mobile App für iOS oder Android?
LOTS ist browserbasiert und läuft auf allen Geräten — iPhone, Android, Tablet und Desktop. Du brauchst nichts zu installieren, kein App-Store-Download. Die mobile Ansicht hat eine eigene Tab-Leiste, einen Filter-Knopf und einen Schnell-Buchungs-Button (FAB) — alle Desktop-Funktionen sind auch auf dem Smartphone verfügbar. LOTS ist außerdem offline-fähig: kurze Verbindungsunterbrechungen steckt die App weg, Daten werden lokal zwischengespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald du wieder online bist.
Kann ich Einträge nachträglich bearbeiten oder löschen?
Ja, vollständig. In der Eintragsliste findest du für jeden Eintrag ein Stift-Symbol zum Bearbeiten und ein Mülleimer-Symbol zum Löschen. Änderbar sind Projekt, Datum, Start- und Endzeit, Beschreibung und Stichwörter — also alles. Ausnahme: Einträge, die zu einem bereits abgerechneten Monat gehören, sind durch ein Schloss-Symbol gekennzeichnet und schreibgeschützt. Das verhindert versehentliche Änderungen nach einer bereits versendeten Rechnung. Muss wirklich etwas korrigiert werden, kann ein Admin oder Owner den Monat wieder öffnen.
Was sind Stichwörter (Tags), und wozu brauche ich sie?
Stichwörter sind Schlagworte, die du an einzelne Einträge hängst — unabhängig von Kunde und Projekt. Damit filterst du später quer durch alle Kunden und Projekte. Typische Tags: Telefonat, Vor-Ort, Meeting, Recherche, Korrektur, Reise. LOTS schlägt vorhandene Tags beim Tippen vor; ein Eintrag kann mehrere Tags haben. Wer viel mit dem KI-Assistenten arbeitet, kann Tags auch per Sprache zuweisen: „Buche 30 Minuten auf Müller GmbH, Tag: Telefonat."
Was sind Mindestintervalle, und wer braucht sie?
Kanzleien und Agenturen rechnen oft in festen Zeitblöcken ab. Mit Mindestintervallen (15, 30 oder 60 Minuten) rundet LOTS jeden Eintrag beim Speichern automatisch auf — ein 7-Minuten-Eintrag wird bei 15-Min-Intervall zu 15 Minuten, ein 33-Minuten-Eintrag bei 30-Min-Intervall zu 60 Minuten. Das Intervall lässt sich pro Projekt separat setzen, damit unterschiedliche Kunden unterschiedlich abgerechnet werden können.
Wie funktionieren Budgets und Budget-Alarme?
Pro Projekt kannst du ein Stunden-Budget (oder alternativ ein Euro-Budget — LOTS rechnet intern in Stunden um) hinterlegen: entweder als Gesamtbudget über die Laufzeit oder als Monatsbudget, das jeden Kalendermonat neu startet. Auf der Projektkarte siehst du den Verbrauch als farbigen Balken. Budget-Alarme schicken dir automatisch eine E-Mail und eine In-App-Benachrichtigung, wenn ein Projekt definierte Schwellen erreicht (Standard: 70 / 90 / 100 %). Auch deine Kunden können sich über den passwortgeschützten Kunden-Report selbst für Budget-E-Mails anmelden.
Wie exportiere ich Stundenberichte?
LOTS bietet zwei Export-Typen: CSV für Excel, Numbers oder Google Sheets — ideal für eigene Auswertungen, Pivot-Tabellen oder die Übergabe an die Buchhaltung. Und PDF in zwei Varianten: den internen Bericht mit Stundensätzen, Kosten pro Eintrag, Zwischensummen und Gesamtsumme — sowie den Kunden-Stundennachweis, den du direkt mit der Rechnung verschickst. Einfach die gewünschten Filter setzen, Exportformat wählen, fertig.
Können meine Kunden ihre Stunden selbst einsehen — ohne LOTS-Konto?
Ja. Du kannst pro Projekt oder Kunde einen passwortgeschützten Report-Link erstellen. Dein Kunde öffnet die Seite im Browser, gibt das Passwort ein — kein LOTS-Konto, kein Login. Er sieht Kennzahlen, Charts (Stunden pro Monat, nach Projekt, Wochentag) und optional die Buchungsliste. Du steuerst vollständig, was sichtbar ist: ob Stundensätze und Umsatzzahlen eingeblendet werden, ob nicht-fakturierbare Einträge auftauchen, und ob der Link ein Ablaufdatum hat. Der Link ist jederzeit widerrufbar.